Comment maîtriser l’évolution de sa facture Cloud au-delà de la mise en place de bonnes pratiques ? Nous avons introduit dans l’article précédent le concept de FinOps, un ensemble d’outils, de bonnes pratiques et de culture permettant de comprendre le Cloud et d’optimiser sa consommation. Nous allons traiter dans cet article la première étape de la mise en place de cette approche consiste à identifier et à impliquer les parties prenantes du FinOps dans l’entreprise.

Impliquer les bons acteurs de l’entreprise

La gestion financière de l’IT, si on se base sur ITIL fait intervenir les activités suivantes :

• L’élaboration des budgets
• L’allocation des coûts
• La refacturation des services
• Le reporting sur les finances

D’autres activités financières sont attachées à différents processus comme la gestion des fournisseurs ou la gestion des assets et des configurations.

Les entités impliquées et leurs activités FinOps sur ces processus dans le cadre de déploiement cloud sont, en général, dans les grandes entreprises :

Directions métiers :

• financer la construction et l’exploitation sur service IT
• définir comment ce service sera utilisé

Achats :

• contractualiser avec les fournisseurs cloud pour délivrer ce service

Contrôleurs financiers :

• allouer le budget sur les différentes lignes budgétaires requises pour mettre en oeuvre et exploiter le service 
• assurer l’allocation et le suivi des coûts en regard du budget
• facturer le service aux directions métiers

Comptables :

• gérer les factures fournisseurs cloud et éditeurs logiciels 
• affecter ces coûts sur le service
• gérer leur paiement

Relations clients :

• consolider l’évaluation du coût du service 
• expliquer les factures et leurs évolutions au client

Gestion des fournisseurs :

• gérer la relation avec les fournisseurs cloud et éditeurs, 
• maîtriser l’évolution des modèles de prix
• Identifier les moyens d’optimisation

Architectes :

• contribuer à l’évaluation du coût du service
• valider les optimisations potentielles

Opérations :

• mesurer l’utilisation du service et des capacités sous-jacentes 
• mesure la performance du service 
• identifier des pistes d’optimisation

Appliquer les approches traditionnelles de gestion financière de l’IT ne permet pas de tirer le meilleur bénéfice du cloud et de garantir l’optimisation des coûts. Il est important que les spécificités de la gestion financière du cloud puissent être partagées avec l’ensemble des acteurs afin d’identifier ce qui doit être ajusté en termes de mode de fonctionnement :

• Le modèle de prix des fournisseurs cloud
  • Lié à l’usage
    • Capacité utilisée
  • Lié à un engagement
    • Instances ou capacité réservée sur 1 an ou 3 ans
  • Lié au niveau d’exigences
    • Instances dédiées, instances à l’usage ou spot
    • Niveau de performance (type d’instance, classe de stockage, …)
• Une facturation qui va varier tous les mois en fonction des usages
• L’optimisation des coûts repose sur un lien entre la compréhension du modèle de prix du fournisseur et les activités techniques d’automatisation du déploiement des services, de leur mise à jour et de leur décommissionnement
• L’intégration du prix des licences aux services cloud ou l’utilisation d’un modèle BYOL (Bring Your Own License)
• La complexité du devis des services cloud qui nécessite une grande maîtrise des usages des services cloud par l’application

Cet effort de partage de ces spécificités et de questionnement des pratiques en place en termes de gestion financière est un préalable à la définition d’un modèle de gouvernance efficace. C’est aussi l’opportunité d’impulser une culture de l’optimisation des coûts IT non seulement pour le cloud public mais aussi pour l’“on premise”.

Ancrer une culture de l’optimisation des coûts

Cet ancrage peut se faire en plusieurs étapes.

En premier lieu, une clarification des attentes

• par application, par les sponsors métiers des applications 
• au niveau global IT, par le CIO

En deuxième lieu, la mise en place des moyens

a) Outillage : 

• mettre en place les outils de gestion financière 
• personnaliser ces outils pour les connecter à l’entreprise : liens avec les entités métiers, liens avec les applications du portefeuille
• donner les accès

b) Organisation et processus :

• Clarifier les rôles et responsabilités des différentes parties prenantes

c) Sensibilisation :

• Expliquer la problématique d’optimisation des coûts dans le cloud avec des groupes multi-disciplinaires (jeux de rôles)

d) Formation :

• Formation classique sur les bonnes pratiques d’optimisation
• Gameday
• Hands on sur la base d’exemple d’application de l’entreprise

En troisième lieu, l’impulsion

a) Mise en place d’une revue financière sur le TOP 10 des applications en termes de coûts de consommation

b) Communiquer sur les résultats obtenus sur ce portefeuille

En dernier lieu, l’ancrage

a) Intégrer le challenge des coûts dans toutes les étapes du cycle de vie (devis, mise en production, early run, run)

b) Communiquer régulièrement sur l’évolution des modèles et les bonnes pratiques

c) Communiquer sur l’évolution des coûts

d) Responsabiliser les développements sur le coût des environnements de développement et de test

e) Responsabiliser les opérations sur le coût des environnements de production

f) Responsabiliser les métiers sur le coût global vs la valeur et sur les usages

g) Automatiser les optimisations

h) Célébrer en équipe multi-disciplinaire les “optimisations majeures”

Dans le prochain article, nous traiterons des différents modèles de prix proposés par les fournisseurs Cloud.