Crédit photo : Opensourceway

Dans un article récent, nous évoquions les limites du mode Projet et l’émergence d’une nouvelle tendance, #noproject. Aujourd’hui, nous revenons dans cet article sur la question de la prestation en mode « projet au forfait ». Est ce que ce « forfait » est bien synonyme de réussite ? Quels sont les constats, et quelles sont les alternatives ?

Le « mode projet au forfait » : un contexte cadré !

Par  « projet au forfait », on entend ici l’intervention d’un prestataire devant fournir une solution et des livrables dans le contexte suivant :

• Le planning de livraisons est déterminé à l’avance
• Le budget est fixe
• Le périmètre d’intervention et les livrables sont déterminés en amont

La durée du projet peut varier de quelques jours à plusieurs milliers de jours. Le client rédige un cahier des charges qui détaille  les objectifs et les différents livrables. Les différentes fonctions de l’outil, l’aspect des interfaces en passant par les règles de nommage et les performances attendues, tout est détaillé « précisément ».

« Où est ce bon vieux cahier des charges ? »

Ce système a globalement fonctionné jusqu’à la fin des années 1990 / début 2000. Puis les cahiers des charges ont commencé à devenir moins systématiques et précis. D’une vision très précise d’un besoin, on est passé à une formulation plus large, laissant plus de place au conseil et à l’interprétation du besoin par le prestataire.

Cependant, le client est resté sur l’engagement d’une prestation au forfait, à prix fixe, dans un périmètre  défini. Dans ce contexte, il est difficile de répondre aux attentes de conseil du client, sans parler de la possibilité de recadrer le projet quand les besoins avaient été initialement mal définis.

Le projet au forfait est un mode qui répond principalement à une volonté de gérer les risques de dépassement du budget, de non conformité des livrables, de compétences des ressources …  Mais est-ce le cas ? Est ce que le prestataire va être « meilleur » et plus compétent s’il est engagé au forfait ?

Un système qui peut engendrer des dérives

On en arrive parfois à une situation contre-productive et conflictuelle, entre client et prestataire. Tout point du cahier des charges devient sujet à interprétation, à discussion sur ce qui entre dans le cadre de la prestation ou pas. Une dépense de temps et d’énergie qui fait perdre de vue les priorités, engendre des dérives en termes de planning (vive le time to market!). Dans certains cas, cette situation peut  entraîner un désengagement  du client, qui se déresponsabilise en se reposant complètement sur le prestataire : « On sait sur qui taper si cela n’avance pas  … »

Autre dérive constatée : ce qui était prioritaire il y a six mois ne l’est plus forcément aujourd’hui.

Dans les cas de figures les plus extrêmes, la conséquence est que l’outil livré n’est pas vraiment utilisé. Beaucoup de temps et d’argent ont été consacrés à construire ce qui s’apparente à une usine à gaz, et qui au final ne correspond pas aux besoins du client qui ont évolué entre-temps.

Pour le client comme pour les équipes du prestataire, c’est une source de frustration.

Les solutions à envisager

Avant tout, il s’agit d’envisager la prestation comme un véritable travail d’équipe plus qu’une sous-traitance. C’est en mettant en place cette synergie qu’on obtiendra le meilleur résultat. C’est d’ailleurs l’un des principes fondateurs de l’agilité : les acteurs du projet doivent travailler quotidiennement ensemble.

Dans cette optique, sortir du cadre rigide du forfait pour mettre en place une prestation agile  permet de mieux répondre aux problèmes soulevés: elle offre à la fois un respect des délais, de la souplesse (le projet peut être arrêté ou réorienté rapidement) et de la visibilité au client. Contrairement au forfait, le client a ici un droit de regard sur les ressources qui sont affectées à son projet. Le rapport humain est beaucoup plus fort, et on fait en sorte que les deux parties coopèrent. Par ailleurs, la facturation étant à la journée, les deux parties ont tout intérêt à se co-responsabiliser. Le prestataire doit produire, et le client fournir toute l’aide nécessaire : les risques sont partagés, et on gagne en efficacité. On applique ainsi un autre des principes fondateurs de l’agilité, celui de livrer de la valeur ajoutée régulièrement.

Un cycle de production agile avec des sprints

Mettre en place une équipe mixte, prestataire et client, sur un cycle court (3 mois), réaliser un premier livrable, travailler à réduire la dépendance du client en le formant au fur et à mesure, l’aider à produire : c’est en mettant en place ce type de dynamique que l’on parvient aux meilleurs résultats. Au final, c’est autant le client que le prestataire qui livrent, ce dernier se concentrant sur le conseil et la formation.

Cette démarche est capitale sur des projets où les enjeux sont fortement liés à la dimension métier : en favorisant les échanges, on facilite la compréhension du métier et de ses besoins, on créée un contexte favorable à la prise de décision et à la réussite du projet. Nous reviendrons prochainement plus en détail sur la mise en place de cette dynamique entre client et prestataire.