Comment sensibiliser aux risques du mode projet de façon ludique ? Dans ce KM Time (session interne de Knowledge Management), quelques spaghettis et un marshmallow fourniront le contexte pratique d’un projet à mener en 18 minutes chrono !

Le périmètre du projet proposé ce jour-là aux équipes de D2SI par Jean-Charles Fesantieu est relativement simple, pourtant le challenge est relevé. Avec seulement 20 spaghettis, un rouleau de scotch et un marshallow, les équipes constituées de 4 à 5 personnes vont devoir construire la structure la plus haute possible, qui soit capable de supporter un marshmallow. Le tout, en 18 minutes.

A chaque équipe d’élaborer sa stratégie : faire un plan? Elaborer un, voire plusieurs prototypes? Le compteur tourne et les décisions doivent être prises rapidement. Jean-Charles, qui joue le rôle du client, passe régulièrement voir les équipes : où en est mon projet? Sera-t-il livré à temps?

18 minutes plus tard, le projet est terminé. Notre équipe a failli manquer la deadline : aux deux tiers du projet, la structure était prête. Nous avons essayé de l’améliorer, risquant ainsi de n’avoir rien à présenter au bout des 18 minutes. Il s’en est en effet fallu de peu, puisque nous avons apporté la touche finale à l’édifice dans les dernières secondes. Une approche pour le moins anxiogène pour le client : imaginez sa réaction lors d’un projet de 18 mois, à quelques jours de la livraison! Au-delà des performances de chaque équipe, la discussion qui suit porte sur l’approche choisie, la répartition des tâches, et la gestion du temps alloué au projet.

On constatera en effet au final que les équipes ayant le plus préparé leur projet obtiendront la structure la plus haute ; cependant, le risque d’échec en fin de projet est élevé. A contrario, les équipes fonctionnant en mode itératif aboutiront peut-être à une moindre performance, mais elles seront à même de valider l’avancée avec le client. Est-ce que cette hauteur de structure est suffisante? Terminer le projet en avance peut ainsi avoir des avantages pour le client, comme celui de réduire les coûts. Sans parler du fait qu’on réduit la pression sur les équipes en fin de projet.

L’effet dernière minute : échec !

L’effet dernière minute : succès !

Au-delà des perspectives sur la gestion des risques projets, cet exercice fut un bon moment de team building pour les manchots de D2SI, les équipes mixant des profils très hétérogènes : ressources humaines, commerciaux, consultants, communication et marketing, etc. Le partage et l’animation du savoir sont avant tout des moments conviviaux chez D2SI !